Nebenkostenabrechnung erhalten – und Sie haben Zweifel

Eine Nachzahlung liegt auf dem Tisch und Sie fragen sich, ob die Zahlen stimmen. Hier steht, was Sie prüfen können, welche Frist wirklich läuft und wie Sie Ihre Einwendungen nachweisbar beim Vermieter erheben. LexiLetter liest Ihren Brief aus und schreibt die passende Antwort – eine Rechtsberatung ist das nicht.

Antwort an den Vermieter erstellen

Wichtige Hinweise

Notieren Sie das Datum, an dem der Brief bei Ihnen ankam. Ab diesem Tag laufen Ihre zwölf Monate (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) – das Datum auf dem Schreiben zählt nicht.
Schauen Sie in den Mietvertrag: Nur wenn dort vereinbart ist, dass Sie die Betriebskosten tragen, schulden Sie sie überhaupt (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Bei einer vereinbarten Pauschale wird gar nicht abgerechnet (§ 556 Abs. 2 Satz 1 BGB).
Prüfen Sie die vier Grundangaben: Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Ihr Anteil, Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, kann die Abrechnung formell fehlerhaft sein.
Verlangen Sie Einsicht in die Belege (§ 556 Abs. 4 Satz 1 BGB); Ihr Vermieter darf sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB).
Schicken Sie Ihre Einwendungen nachweisbar, zum Beispiel per Einwurfeinschreiben. Wollen Sie die Nachzahlung nicht endgültig hinnehmen, zahlen Sie unter Vorbehalt oder machen Sie ein Zurückbehaltungsrecht ausdrücklich geltend.
Bei hohen Beträgen oder einem blockierenden Vermieter sind Mieterverein, Verbraucherzentrale oder eine Anwältin bzw. ein Anwalt für Mietrecht die bessere Adresse.

Kündigungsfrist

Ihre Einwendungen können Sie bis zum Ablauf des zwölften Monats nach ZUGANG der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind sie in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB). Die Frist läuft ab dem Tag, an dem die Abrechnung bei Ihnen ankam – nicht ab dem Datum auf dem Papier. Wichtig: Das ist NICHT die Zahlungsfrist. Die setzt Ihr Vermieter im Anschreiben, und sie ist meist viel kürzer (oft zwei bis vier Wochen). Beide Fristen laufen unabhängig voneinander.

Was dieses Schreiben bedeutet

Sie halten eine Abrechnung über die Betriebskosten in der Hand. Ihr Vermieter rechnet damit ab, was Sie im Abrechnungsjahr vorausgezahlt haben – heraus kommt eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Diese Regeln gelten für Wohnraum. Bei Gewerberäumen (Laden, Büro, Praxis) gilt § 556 BGB nicht, dort gibt es weder die Zwölfmonatsfristen noch den Ausschluss von Nachforderungen, und abweichende Vereinbarungen sind wirksam. Zahlen müssen Sie Betriebskosten nur, wenn Ihr Mietvertrag das vorsieht (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Umlegen darf Ihr Vermieter außerdem nur die Kostenarten, die in § 2 BetrKV aufgezählt sind – etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Gartenpflege, Hauswart, Versicherungen. Verwaltungskosten und Reparaturen gehören ausdrücklich nicht dazu (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 2 BetrKV). Auch Ihr Vermieter hat eine Frist: Die Abrechnung muss Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Rechtzeitig abschicken genügt nicht, es kommt auf den Zugang bei Ihnen an (BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08). Kommt die Abrechnung zu spät, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen – es sei denn, Ihr Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten, was er dann konkret darlegen muss (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB; BGH, Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15).

Ihre Rechte

Sie können der Abrechnung widersprechen, indem Sie Ihre Einwendungen mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Eine Form ist nicht vorgeschrieben, aber Sie sollten den Zugang beweisen können. Sie können Einsicht in sämtliche Belege verlangen, auf denen die Abrechnung beruht (§ 556 Abs. 4 Satz 1 BGB). Solange Ihnen diese Einsicht verweigert wird, können Sie die Nachzahlung in der Regel zurückhalten – dieses Zurückbehaltungsrecht wirkt nicht von selbst, Sie machen es ausdrücklich geltend. Sie können den Verteilerschlüssel prüfen. Ist nichts anderes vereinbart, wird vorbehaltlich anderer Vorschriften nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Zwei Ausnahmen: Für Heiz- und Warmwasserkosten geht die Heizkostenverordnung vor, und bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne abweichende Vereinbarung der Maßstab, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt – nach Wohnfläche wird dort nur abgerechnet, wenn dieser Maßstab billigem Ermessen widerspricht (§ 556a Abs. 3 BGB). Bei den Heizkosten sind grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 Satz 1 und Satz 5 HeizkostenV). Zwingend 70 Prozent sind es in Gebäuden, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl oder Gas beheizt werden und überwiegend gedämmte freiliegende Verteilleitungen haben (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, können Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen; fehlt die vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung oder die Verbrauchsinformation, um 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 1 bis 3 HeizkostenV). Auch das müssen Sie ausüben. Überhöhte Kosten können Sie beanstanden, denn es gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Und wer bereits vorbehaltlos gezahlt hat, hat damit nichts anerkannt: Sie können innerhalb der laufenden Fristen weiter Einwendungen erheben und zurückfordern (BGH, Urteil vom 12.01.2011 – VIII ZR 296/09). Vertragsklauseln, die zu Ihrem Nachteil von § 556 Abs. 1, Abs. 2 Satz 2, Abs. 3 oder Abs. 3a BGB abweichen, sind unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Was passiert, wenn Sie nichts tun

Lassen Sie die zwölf Monate ab Zugang verstreichen, sind Ihre Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB) – nach der Rechtsprechung sogar der Einwand, einzelne Posten seien überhaupt nicht umlagefähig (BGH, Urteil vom 11.05.2016 – VIII ZR 209/15). Es gibt Ausnahmen: wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, wenn Ihr Vermieter nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) gehindert ist, sich auf den Ausschluss zu berufen – etwa weil er Posten selbst als nicht umlagefähig ausgewiesen hat –, oder wenn die Abrechnung schon formell nicht ordnungsgemäß war und die Frist deshalb insoweit gar nicht anlief (BGH, Urteil vom 08.12.2010 – VIII ZR 27/10). Verlassen Sie sich darauf besser nicht: Ob eine Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, entscheidet im Streit erst ein Gericht. Handeln Sie so, als liefe die Frist ab Zugang. Zahlen Sie nicht und widersprechen Sie auch nicht, kann Ihr Vermieter die Forderung gerichtlich durchsetzen; bei erheblichem Rückstand kann zusätzlich eine Kündigung drohen. Umgekehrt gilt: Ihren Anspruch auf die Abrechnung und auf Auszahlung eines Guthabens behalten Sie auch dann, wenn Ihr Vermieter seine eigene Frist versäumt hat.

Typische Fehler

Die häufigste Verwechslung: Einwendungsfrist und Zahlungsfrist sind zwei verschiedene Dinge. Ebenso oft wird ab dem Datum der Abrechnung gerechnet statt ab deren Zugang. Weitere Stolpersteine: annehmen, Betriebskosten seien automatisch geschuldet; den Wohnflächenschlüssel für zwingend halten; Verwaltungs- und Reparaturkosten hinnehmen; nur pauschal "Widerspruch" einlegen, ohne Belegeinsicht zu verlangen; den Widerspruch mündlich oder per einfacher E-Mail erklären und den Zugang später nicht beweisen können; und bei nicht verbrauchsabhängiger Heizkostenabrechnung das Kürzungsrecht übersehen. Auch riskant: aus Angst vor der Frist gar nicht zu zahlen – ein Widerspruch allein beseitigt die Zahlungspflicht nicht.

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Häufige Fragen

Muss ich die Nachzahlung leisten, obwohl ich widerspreche?

Ein Widerspruch allein beseitigt die Zahlungspflicht nicht. Üblich sind zwei Wege: Sie zahlen ausdrücklich unter Vorbehalt, oder Sie machen ein Zurückbehaltungsrecht ausdrücklich geltend, solange Ihnen die Belegeinsicht verweigert wird (§ 556 Abs. 4 BGB). Wer vorbehaltlos gezahlt hat, hat die Abrechnung damit übrigens nicht anerkannt (BGH, Urteil vom 12.01.2011 – VIII ZR 296/09).

Ab wann laufen meine zwölf Monate genau?

Ab dem Zugang der Abrechnung bei Ihnen, also ab dem Tag, an dem sie in Ihrem Briefkasten lag (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Das Datum auf dem Schreiben ist dafür ohne Bedeutung. Notieren Sie den Ankunftstag am besten sofort auf dem Umschlag.

Die Abrechnung kam erst nach über einem Jahr. Muss ich zahlen?

Eine Nachforderung ist in der Regel ausgeschlossen, wenn die Abrechnung Ihnen erst nach Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen ist (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und Satz 3 BGB). Ihr Vermieter kann sich nur entlasten, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, und muss dazu konkret darlegen, was er unternommen hat (BGH, Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15). Ein Guthaben können Sie trotzdem verlangen.

Ich wohne in einer vermieteten Eigentumswohnung. Gilt das auch für mich?

Ja. Auch der Vermieter einer Eigentumswohnung muss innerhalb der Jahresfrist abrechnen, selbst wenn die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft noch nicht beschlossen ist (BGH, Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15). Beim Verteilerschlüssel gilt hier eine Besonderheit: Ohne abweichende Vereinbarung wird nach dem Maßstab umgelegt, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt (§ 556a Abs. 3 BGB).

Welche Posten darf mein Vermieter gar nicht umlegen?

Umlagefähig sind nur die Betriebskosten aus § 2 BetrKV. Verwaltungskosten – etwa die Vergütung der Hausverwaltung – sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Reparaturen, sind ausdrücklich keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 2 BetrKV). Tauchen sie in Ihrer Abrechnung auf, können Sie das beanstanden.

Wie erhebe ich meine Einwendungen so, dass sie zählen?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Weil Sie im Streitfall den Zugang beweisen müssen, ist ein schriftliches Schreiben per Einwurfeinschreiben oder ein Fax mit qualifiziertem Sendebericht die sichere Variante. Benennen Sie die beanstandeten Posten möglichst konkret und verlangen Sie zugleich Belegeinsicht.

Was macht LexiLetter dabei genau?

Sie fotografieren die Abrechnung, LexiLetter liest sie aus und schreibt daraus ein Antwortschreiben im Format DIN 5008. Sie unterschreiben auf dem Handy und erhalten das PDF zum Ausdrucken und Versenden. Der erste Brief ist kostenlos, danach kostet jeder Brief 3 Euro. Eine rechtliche Prüfung Ihres Falls ist das nicht – für eine Bewertung sind Mieterverein, Verbraucherzentrale oder eine Anwältin bzw. ein Anwalt für Mietrecht zuständig.

Weitere Anbieter

Inkasso-Schreiben

Ein Brief vom Inkassobüro wirkt bedrohlich, ist aber kein Gerichtsbeschluss. Hier steht in ruhiger Sprache, was in dem Schreiben stehen muss, welche Rechte Sie haben und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen. LexiLetter erstellt daraus Ihr Antwortschreiben – eine Rechtsberatung ist das nicht.

Mahnung

Ein Mahnschreiben macht eine Forderung nicht berechtigt. Hier lesen Sie in Ruhe nach, was der Brief auf Ihrem Tisch wirklich bedeutet, ob eine Frist läuft und wie Sie schriftlich widersprechen. Sie fotografieren den Brief, LexiLetter erstellt die passende Antwort im DIN-5008-Format, Sie unterschreiben am Handy und laden das PDF herunter. Der erste Brief ist kostenlos, jeder weitere kostet 3 Euro. LexiLetter ist keine Rechtsberatung.

Mahnbescheid

Ein Mahnbescheid ist kein Urteil – geprüft hat die Forderung niemand. Sie haben in der Regel zwei Wochen ab Zustellung, um zu widersprechen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Hier steht, was der Brief bedeutet, welche Rechte Sie haben und welche Schritte jetzt anstehen.

Abmahnung

Eine Abmahnung ist die Aufforderung, ein bestimmtes Verhalten künftig zu unterlassen – meist verbunden mit einer kurzen Frist, einer vorbereiteten Erklärung zum Unterschreiben und einer Geldforderung. Sie ist noch kein Gerichtsverfahren. Wichtig ist jetzt, dass Sie die Frist kennen, nichts vorschnell unterschreiben und sachlich schriftlich antworten.